Technische Redaktion

Meine berufliche Welt ist die Technische Redaktion. Die Technische Redaktion ist kein Journalismus, sondern die Schnittstelle zwischen Experten und Anwendern und hat sich vor allem dies zum Ziel gesetzt:

Komplizierte Dinge verständlich machen, mit Hilfe von Text, Bild, Animation oder Video für verschiedene Ausgabemedien.

Technische Redakteure sind entweder Allrounder mit Kenntnissen aus vielen Fachbereichen oder Spezialisten eines Teilgebiets. Technische Redakteure können z. B.:

Zu den Kernkompetenzen kommen Themengebiete hinzu, wie z. B. Übersetzung und Programmierung oder viele weitere Themen. Die technischen Fachgebiete, in denen sich Technische Redakteure bewegen, sind vielfältig. Das Haupteinsatzgebiet ist zweifelsohne der Maschinen- und Anlagenbau, gefolgt von der Fahrzeugtechnik. Aber auch im Bereich Pharmazie, in der Software-Entwicklung, im Marketing und in der Wissenschaft besteht Bedarf an Schnittstellen zwischen Fachkräften in spezifischen, hochkomplexen Themengebieten und Anwendern bzw. Lesern. 

Technische Redakteure sind im gesamten Produktlebenszyklus involviert und erstellen Publikationen aller Art, sowohl für unternehmensinterne Zwecke als auch für die Kommunikation nach außen. 

Der Berufsverband für Technische Redakteure ist die Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. mit Sitz in Stuttgart.

Die Teilbereiche der Technischen Redaktion im Detail

Recherchieren

Um für den späteren Leser Licht ins Dunkel bringen zu können, muss sich ein Technischer Redakteur zunächst informieren und selbst schlau machen. Nur das, was man verstanden hat, kann man gut beschreiben und anderen verständlich vermitteln. Ein Technischer Redakteur muss die Funktionsweise eines Produkts ebenso kennen wie mögliche Gefahren, die bei Fehlentscheidungen des Benutzers möglich sind und deren Ausmaß abschätzen können. Nur dann ist es möglich, mittels Beschreibungen Gefahren vorzubeugen und mit sinnvollen Hinweisen oder Warnungen dafür zu sorgen, dass Fehlbedienungen möglichst reduziert werden oder gar nicht vorkommen. Rechtliche Vorgaben tun ihr Übriges. Neben Recherchen in einschlägiger Fachliteratur, Normen und Richtlinien sind Gespräche mit Entwicklung und Produktion erforderlich.
Ist das Verständnis für die Funktionsweise und die Gefahren des zu beschreibenden Produkts gegeben, muss der Technische Redakteur auch wissen, für wen er eigentlich schreibt und auf welche Kenntnisse und Erfahrungen er aufbauen kann. Ein Entwicklungsingenieur fühlt sich gelinde gesagt veräppelt, wenn man ihm technische Grundlagen erklärt und ein Auszubildender im 1. Lehrjahr kann mit hochtrabendem Fachchinesisch meistens noch nicht viel anfangen. Hinweise auf die mögliche Zielgruppe bieten beispielsweise Auswertungen von Service-Anfragen und Informationen aus dem Vertrieb oder von Kundenberatern.

Technische Dokumente schreiben

Klingt einfach. Wenn man die Technik versteht, kann man sie doch auch beschreiben. Theoretisch ja. In der Technischen Redaktion folgt man Prinzipien, die über reine Rechtschreibregeln hinausgehen. Denn auch ein syntaktisch korrekter Satz ist noch lange nicht verständlich. 

Die Aufgabe ist, dem Leser möglichst schnell, einfach und zielgerichtet Wissen über ein Produkt, dessen Verwendung und vor allem Sicherheitsaspekte zu vermitteln. Fundierte orthografische Kenntnisse sind hierfür die Basis, aber längst nicht alles.

Verständlichkeit ist eines der Zauberwörter. Jede “Hä?”-Reaktion beim Leser bedeutet, dass die Verständlichkeit bereits gelitten hat. Das kann viele Ursachen haben. So spielen Aspekte der Zielgruppe in punkto Vorkenntnisse und Bildung eine Rolle. Ein Technischer Redakteur schreibt den Text schließlich für den Leser und muss – wie bereits geschrieben – wissen, auf welchem Level er ansetzen muss. Einfache Beschreibungen mit geringer Komplexität fördern sowohl Lesbarkeit als auch Verständlichkeit. Setzt man auf zu geringem Niveau an, wird die Beschreibung wesentlich länger und ausführlicher. Das gesunde Maß zu finden, ist Aufgabe des Technischen Redakteurs. Dies setzt natürlich auch voraus, dass man sich der Textsorte, wie z.B. informativer, dekriptiver, normativer, appellativer, kognitiver, trivial-narrativer Text, bewusst ist. Deskriptive Texte folgen beispielsweise anderen Richtlinien als normative Texte. Zur Verständlichkeit gibt es eine Reihe von Forschungen und Konzepten. Genannt sein sollten das Hamburger Verständlichkeiskonzept von Langer, Schulz von Thun und Tausch, sowie das Verständlichkeitskonstrukt von Groeben.

Ein weiteres Schlagwort: die Lesbarkeit eines Textes. Sie umfasst das inhaltliche Begreifen eines Textes. Hauptfaktoren für eine gute Lesbarkeit sind z. B. die Anzahl der Wörter pro Satz, denn lange Sätze sind schwieriger zu begreifen als kurze. Die durchschnittliche Wortlänge und die Anzahl der Silben spielen ebenso eine Rolle.  Lange Wörter sind schwieriger zu erfassen als kurze. Diese Lesbarkeit lässt sich mit Hilfe von Lesbarkeitsformeln sogar berechnen (z. B. Reading-Ease-Formel). Ein Text wird also nicht besonders gut lesbar sein, wenn er vor Fachbegriffen nur so strotzt, Schachtelsätze über mehrere Zeilen enthält und jedes Detail besonders ausschweifend beschrieben wird.

Gerne damit verwechselt: die Leserlichkeit eines Textes. Der Technische Redakteur hat sich nun umfassend informiert, zielgruppengerechte Sätze kurz und prägnant formuliert und am Ende findet sich das Ergebnis in einer Broschüre im Format DIN A7 mit ungenügendem Zeilenabstand und viel zu kleinem Schriftgrad wieder. Der Text ist grau, die Schriftart verzogen und als Blocksatz angelegt, ohne dass auf Zwischenräume geachtet wurde. Sollte nicht, aber kann passieren. Man erkennt recht deutlich, ob eine Anleitung von jemandem erstellt wurde, der sein Handwerk versteht oder ob der Maschinenbaupraktikant nebenbei mal eben ein bisschen was zusammenzimmern sollte. Weil: schreiben kann der doch und der Rest kann ja auch nicht so schwer sein.

Visualisieren

Man sagt “ein Bild sagt mehr als tausend Worte.” Um manche Sachverhalte eindeutig und verständlich zu übermitteln, sind unter Umständen tatsächlich viele Worte notwendig. Ein passendes Bild schafft dagegen schnell und einfach Klarheit. 

Die Visualisierung stellt der Technische Redakteur mit Hilfe von Fotos, schematischen Darstellungen aber auch mit Symbolen und Ikonen her. Die Wiedererkennbarkeit spielt hier mit. Hat der Anwender ein Bild vor Augen, erkennt er die entsprechenden Stellen an seinem Produkt schneller und kann so die notwendigen Schritte zum Ziel einfacher umsetzen. Beispielsweise lässt sich anhand der schematischen Darstellung eines technischen Geräts eindeutig beschreiben, welche Taste für welche Funktion genutzt wird. Der Leser erkennt direkt am Bild, was gemeint ist und stellt die visuelle Verbindung zu seinem Produkt her. In den meisten Fällen reichen Bilder alleine nicht aus. Eine effiziente Text-Bild-Kombination zeichnet sich dadurch aus, dass sich Text und Bild gegenseitig sinnvoll ergänzen.

Visuelle Anker: Grafische Elemente sind schneller und leichter zu erfassen als Text und funktionieren an besonderen Textstellen, wie z. B. in Warnhinweisen und Zusatzinformationen, sehr effizient.

Eine Visualisierung kann nicht nur statisch sein, sondern auch multimedialen Charakter haben. Animationen und Videos sind in Printpublikationen nicht möglich, online dagegen mittlerweile Standard.

Strukturieren

Ein einfach zu verstehender Text kann dennoch schwer zu erfassen sein, wenn er nicht gut strukturiert ist.  Dabei spielt die Struktur der gesamten Dokumentation ebenso eine Rolle wie die Strukturierung eines einzelnen Textes. Ein langer Text ohne jegliche Strukturierung erschwert das Lesen und Auffinden der gewünschten Informationen ungemein. 

Ebenso zu kleine Schrift. Ein langer Text ohne Absätze und Überschriften, ohne grafische Untermalung, liest kaum jemand. Sie werden nun sagen, dass dicke Romane über hunderte Seiten auch keine Bilder und oft auch keine Überschriften enthalten. In der Tat. Jedoch sind Romane eine ganz andere Textsorte und enthalten phantasieanregende Spannungsbögen, die den Leser fesseln und so bei der Stange halten. In der Technischen Dokumentation soll allerdings nicht die Fantasie angeregt werden. Raum für Interpretation wäre fatal. Man möchte den Leser auch gar nicht unbedingt an den Text fesseln. Er soll das Produkt einwandfrei und schnell nutzen können. Zufriedenheit soll sich einstellen, wenn er dieses Ziel erreicht hat. Die Dokumentation steht selten im Vordergrund sondern ist lediglich Bestandteil des Produkts.

Ist eine Dokumentation einmal sauber durchstrukturiert, fällt auf, dass manche Produkte Gemeinsamkeiten haben, die man nur einmal beschreiben muss. Also modularisiert man die Inhalte und verwendet gleiche Module idealerweise einfach wieder. Die Verbindung wird in Redaktionssystemen über Metadaten hergestellt. Nun klingt die Welt des Technischen Redakteurs schon komplizierter. Gehen wir einen Schritt zurück: Sauber strukturiertes Dokument, weitere Dokumente mit ähnlichen oder gleichen Inhalten sind auch noch da. Wir brauchen Standards!

Informationen standardisieren

Standards klingen zunächst sehr einschränkend und unflexibel, sind für konsistente Dokumentationen aber unbedingt notwendig. Werden Elemente mit gleicher Funktion unterschiedlich dargestellt, verwirrt das den Leser. Vergesst, was euch in der Schule für Aufsätze beigebracht wurde. Technische Dokumentation ist weder eine Erzählung noch eine Interpretation.

Selbst ohne Legende entsteht nach wenigen Sätzen eine gewisse Erwartungshaltung. So werden mit bestimmten Farben oder Symbolen gekennzeichnete Textstellen als Zusatzinformation oder Handlungsanweisung erkannt und im Folgenden als solche erwartet. Sucht der Benutzer nach Tipps, fallen ihm bestimmte Symbole sofort ins Auge.

Konsistenz dient außerdem nicht nur der Verständlichkeit sondern ist auch ein wichtiges Kriterium für die Übersetzung. Entsprechende Tools, die Übersetzer verwenden, haben einen Pool an bereits übersetzten Texten und nutzen ihn, um neue Texte vorab zu übersetzen und Übersetzungsvorschläge zu unterbreiten. Sind meine Texte zu blumig und individuell gehalten, findet das Tool weniger Übereinstimmungen und der Übersetzer muss manuell sehr viel mehr tun als “nur” die Übersetzungsvorschläge zu prüfen. Die sogenannte “Kontrollierte Sprache” gibt beispielsweise Schreibregeln und Benennungen vor.

Standardisiert wird nicht nur der Text, sondern auch andere Elemente und damit der visuelle Gesamteindruck. Die einheitliche Gestaltung nach den Richtlinien des Corporate Designs unterstützt die Wiedererkennbarkeit des Unternehmens. Selbst geringfügige Farbabweichungen stören das Gesamtbild. Ein harmonischer Gesamteindruck entsteht nur dann, wenn man sich an viele vorgegebene Details hält.

Informationen verwalten

Informationen werden recherchiert, gesammelt, bearbeitet, zusammengestellt, bereitgestellt und wollen wiedergefunden bzw. wiederverwendet werden. Hier kommen Redaktionssysteme/Content-Management-Systeme (CMS) ins Spiel. 

CMS beinhalten wiederverwendbare Segmente und Module, die – wie schon erwähnt – über Metadaten miteinander in sinnvollen Kontext gebracht werden. So entsteht ein komplexes Informationskonstrukt, für das es natürlich auch verschiedene Modelle gibt, die sich bewährt habem. So sei beispielsweise DITA genannt.

All das und noch mehr begleitet einen Technischen Redakteur bei der Arbeit.