Aufgaben organisieren und den Überblick behalten

Ob Schule, Beruf, Haushalt oder Freizeitprojekt, eine lange Liste mit Aufgaben soll erledigt werden und dir fehlt der Überblick? Mit Kanban, einer einfachen Strukturierungsmethode, organisierst du dich ganz leicht.

Was ist Kanban?

Kanban heißt „Schild“ oder „Kärtchen“ und kommt eigentlich aus der Produktionsprozesssteuerung und war ursprünglich dazu gedacht, Engpässe in Produktionsabläufen sichtbar zu machen. Dabei wurden alle Produktionsschritte nebeneinander dargestellt und die offenen Aufgaben einzeln auf Karten geschrieben. So konnte man sehen, in welchem Produktionsschritt gerade viele Karten hängen bleiben, um so Arbeitsabläufe und die Zahl der Arbeitskräfte zu optimieren.

Wie kann ich Kanban für mich nutzen?

Dieses Kanban-Board lässt sich für einzelne Personen oder kleine Teams ein bisschen abwandeln. Der Aufwand ist zwar gering, lohnt sich aber erst, wenn man regelmäßige Aufgaben oder eine unüberschaubare Zahl Aufgaben planen muss.

Kanban-Board basteln

Als Board kann dir eine Pinnwand dienen, ein schickes Memoboard aus Glas oder einfach eine Tür, ein Schrank oder sogar ein Fenster. Außerdem brauchst du

  • (Klebe-)zettel
  • Stift
  • zur Spalteneinteilung z. B. Washi Tape, Schnur

Statt mehrerer einzelner Produktionsbereiche legen wir genau 3 Bereiche fest:

  • offene Aufgaben
  • Aufgaben, die du gerade bearbeitest
  • fertige Aufgaben

Diese Bereiche sind deine Spalten auf dem Kanban-Board. Verwende Washi-Tape auf sehr festen Untergründen oder Wollfäden, die du auf einer Pinnwand zur Abtrennung der Spalten mit Reißzwecken befestigst. Auf einem Whiteboard oder Memoboard aus Glas kannst du auch einfach Spaltenlinien mit einem passenden Stift zeichnen.

Als nächstes schreibst du alle Aufgaben einzeln auf Kärtchen. Das können Notizzettel oder Klebezettel sein.

Wie arbeite ich mit dem Kanban-Board?

  1. Aufgabenkärtchen mit noch nicht begonnen Aufgaben klebst du in die Spalte „offene Aufgaben“.
  2. Wichtige oder dringende Aufgaben stehen ganz oben, die unwichtigsten Aufgaben stehen unten.
  3. Beginnst du eine Aufgabe, kommt das Aufgabenkärtchen in die mittlere Spalte. Achte darauf, dass du nie mehr als 2 Aufgaben gleichzeitig in Arbeit hast.
  4. Hast du eine Aufgabe erledigt, landet das Aufgabenkärtchen in der dritten Spalte.

Nicht nur übersichtlich

Dadurch, dass immer mehr Kärtchen aus deinem Aufgabenberg ganz links in die „erledigt“-Spalte ganz rechts wandern, entwickelt sich das positive Gefühl, schon richtig viel geschafft zu haben. Das gibt dir einen zusätzlichen Motivationsschub. 

Geht das auch digital?

Aber klar doch. Natürlich kannst du dir eigene Lösungen mit PowerPoint oder Excel basteln. Oder du verwendest fertige Kanban-Tools:

Weitere Ideen

Gruppenaufgaben und Schulprojekte

Schreib dir auf einzelne Aufgabenkarten auf, was ihr gemeinsam machen müsst. Wenn ihr Gruppenarbeiten macht, markiere die einzelnen Aufgabenkarten z. B. mit verschiedenen Symbolen für die einzelnen Teammitglieder.

Haushalt mit Kindern

Für unsere wöchentlichen Putzorgien verwenden wir schon seit Jahren Kanban-Kärtchen. Jede Aufgabe ist mit einem lustigen Bild versehen. Die Spielregeln: Jeder macht die Aufgaben, die er gerne machen möchte. Es wird solange eine Aufgabe nach der anderen erledigt, bis alle Aufgaben geschafft sind.

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Technische Redakteurin, Freizeit-Sani, Feuerwehrfrau, Lernfreak, Teilzeitnerd, Zwillingsmama und Bücherwurm mit einem Hang zu Kreativität und Ordnung. Beruflich bin ich hauptsächlich in den Bereichen Software-/Webentwicklung, E-Learning, Visualisierung und IT-Ausbildung unterwegs.

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